Logiciel gestion flotte & parc véhicules pour PME africaines

Six piliers pour une gestion de flotte complète

Le module Flotte KiboERP couvre l'intégralité du cycle de vie d'un parc véhicules, de l'immatriculation du premier véhicule jusqu'à l'analyse du coût total de possession. Six blocs fonctionnels s'articulent pour donner à vos équipes transport et logistique une visibilité opérationnelle en temps réel.

Véhicules et documents réglementaires

Chaque véhicule est enregistré avec sa fiche complète : marque, modèle, année, numéro de châssis, immatriculation, kilométrage courant et site d'affectation. Les documents obligatoires sont attachés directement à la fiche.

Documents suivis avec alertes automatiques

• Carte grise — enregistrement, mise à jour lors d'un changement d'immatriculation ou de cession.
• Assurance — numéro de police, compagnie, dates de validité, montant de la prime.
• Visite technique — date de passage, résultat, prochaine échéance.
• Vignette — année fiscale, montant, justificatif de paiement.
• Permis de transport — pour les véhicules commerciaux et poids lourds.

Un cron système déclenche des notifications automatiques à 30, 15 et 7 jours avant chaque échéance. Le responsable flotte et le chauffeur assigné reçoivent une alerte in-app et par e-mail, évitant ainsi toute circulation avec un document expiré.

Missions et courses

La gestion des missions couvre l'ensemble du cycle d'une sortie véhicule : demande, validation, affectation, exécution et clôture avec justificatifs.

Données saisies par mission

• Chauffeur affecté — lié à sa fiche RH avec numéro de permis et catégories autorisées.
• Véhicule sélectionné — avec vérification automatique de la validité des documents.
• Kilométrage départ et arrivée — pour alimenter le calcul de consommation et l'entretien préventif.
• Durée prévisionnelle et durée réelle.
• Destination, objet de la mission, bon de mission numérique.
• Frais annexes : péages, parking, indemnités kilométriques.

L'historique des missions par véhicule et par chauffeur est consultable à tout moment, exportable en PDF ou CSV pour les audits internes et les justificatifs comptables.

Suivi carburant

Le suivi carburant est l'un des postes les plus significatifs du coût d'exploitation d'une flotte. KiboERP enregistre chaque plein avec la date, le volume en litres, le coût total, le kilométrage au moment du plein et le mode de règlement (espèces, carte carburant, bon).

Indicateurs calculés automatiquement

• Consommation moyenne en L/100 km par véhicule et sur toute la flotte.
• Coût carburant par kilomètre parcouru — outil de négociation avec les fournisseurs.
• Détection d'anomalies : consommation anormalement élevée par rapport à la moyenne du véhicule (alerte configurable à +20 % ou +30 %).
• Évolution mensuelle et trimestrielle du budget carburant.

Entretien préventif

Un entretien mal planifié coûte deux à cinq fois plus cher qu'un entretien préventif. KiboERP permet de définir un planning de maintenance pour chaque véhicule, selon deux critères indépendants ou combinés.

Par kilométrage

Définissez des seuils d'intervention : vidange moteur à 10 000 km, filtre à air à 20 000 km, courroie de distribution à 80 000 km. À chaque saisie de mission ou de carburant, le kilométrage courant est mis à jour. Lorsque le seuil approche (configurable à 500 km ou 1 000 km d'avance), une alerte est déclenchée.

Par date

Pour les entretiens périodiques indépendants du kilométrage : révision annuelle, contrôle des freins tous les 6 mois, remplacement des pneus selon la saison. Le système alerte automatiquement selon l'horizon configuré.

Historique des réparations

Chaque intervention — préventive ou corrective — est enregistrée avec la date, la description, le prestataire, le coût et les pièces remplacées. Cet historique est consultable à tout moment et alimente le calcul TCO.

Secteurs et cas d'usage

Transport et logistique

Sociétés de transport routier, prestataires logistiques, distributeurs avec flotte propre. Suivi des tournées, des chauffeurs, des documents obligatoires (lettres de voiture, autorisation de transport). Calcul du coût par livraison.

BTP et engins de chantier

Gestion des engins (camions-bennes, tractopelles, grues) avec suivi des heures moteur en lieu et place du kilométrage. Entretien préventif calé sur les cycles d'utilisation chantier, affectation par site de travaux.

Entreprises multi-sites

Groupes, banques, administrations avec plusieurs agences ou délégations. Chaque site gère sa flotte localement ; la direction consolidé une vue nationale avec reporting agrégé par département, par région ou par filiale.

Location courte durée

Sociétés de location de véhicules : contrats de location, état des lieux, kilométrage à la prise et à la restitution, facturation automatique des dépassements. Suivi de la disponibilité du parc en temps réel.

Taxi, VTC et mobilité urbaine

Flottes de taxis, VTC d'entreprise ou services de navettes. Affectation des chauffeurs par shift, contrôle de la validité des permis et des assurances, suivi du chiffre d'affaires par véhicule.

Comparatif : KiboERP vs alternatives du marché

Les solutions télématiques comme Geotab, Samsara ou Frotcom ciblent principalement le suivi GPS temps réel avec boîtier matériel. KiboERP Flotte adopte une approche complémentaire : ERP opérationnel intégré, conçu pour les PME et ETI africaines qui ont besoin d'une gestion documentaire et financière rigoureuse, pas nécessairement d'un tracking GPS continu.

Pour une PME africaine qui dispose de 10 à 150 véhicules et qui cherche avant tout à maîtriser ses documents, son carburant et ses coûts d'entretien, KiboERP offre un rapport fonctionnalités/prix imbattable — sans contraindre l'entreprise à installer du matériel sur chaque véhicule.

SaaS ou On-premise : quel déploiement choisir ?

KiboERP Flotte est disponible dans les deux modalités. Le choix dépend de votre infrastructure, de vos exigences de souveraineté des données et de votre capacité informatique interne.