Dans une PME, une administration ou une banque africaine, les documents circulent sous des dizaines de formes : factures scannées, contrats RH signés à la main, courriers officiels estampillés, bons de commande en papier, notices réglementaires. Chaque service archive à sa manière — un dossier partagé, une clé USB, un tiroir. Résultat : retrouver un contrat de trois ans ou prouver qu'un courrier a bien été remis relève souvent du miracle.
Un logiciel GED — Gestion Électronique des Documents — résout structurellement ce problème. Il centralise tous les documents dans un référentiel unique, sécurisé, indexé et interrogeable en quelques secondes, quel que soit le format ou le service d'origine. KiboERP intègre ce module nativement dans son ERP : aucun connecteur tiers, aucune double saisie, données liées à vos factures, contrats RH et courriers entrants automatiquement.
Les 6 piliers du module GED KiboERP
1. Stockage cloud sécurisé (R2 / S3 compatible)
Tous les fichiers uploadés transitent directement du navigateur vers le stockage objet (Cloudflare R2 ou S3 compatible), sans passer par les serveurs Vercel — ce qui élimine les limites de taille de fichier et les timeouts. Les données sont chiffrées AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit. Chaque tenant dispose d'un espace isolé ; aucune donnée ne peut fuiter entre organisations. Pour les déploiements on-premise, le stockage est hébergé sur votre propre infrastructure.
2. Workflow d'approbation et signatures électroniques
Définissez des circuits de validation paramétrables : un contrat commercial passe par le responsable commercial, puis le directeur juridique, puis le PDG. Chaque étape déclenche une notification, enregistre l'approbation ou le rejet avec commentaire, et horodate l'action. La signature électronique est intégrée directement dans le workflow : le signataire reçoit un lien sécurisé, signe dans son navigateur, et le document signé est archivé automatiquement avec son certificat. L'audit trail est immuable : aucune modification ne peut être masquée.
3. Versioning et checkout / checkin
Chaque enregistrement d'un document génère une nouvelle version numérotée. Toutes les versions antérieures sont conservées et accessibles. Le mécanisme de checkout / checkin verrouille un document pendant son édition : personne d'autre ne peut modifier le fichier tant qu'il est extrait, ce qui élimine les conflits de version. Lors du checkin, une note de version obligatoire documente les modifications.
4. Recherche full-text (avec OCR)
Le moteur de recherche indexe le contenu textuel de tous les documents : PDF natifs, Word, Excel, présentations. Une couche OCR analyse les PDF scannés et les images (JPEG, PNG, TIFF) pour en extraire le texte. La recherche prend en charge les opérateurs booléens, les filtres par type de document, période, auteur, statut de validation et métadonnées personnalisées. Retrouvez un contrat daté de cinq ans en moins de trois secondes.
5. Permissions granulaires (RBAC)
Les droits d'accès sont gérés par le moteur RBAC de KiboERP : chaque utilisateur, rôle ou groupe peut se voir accorder ou refuser la lecture, l'écriture, le téléchargement, l'impression, la suppression et le partage externe sur chaque dossier ou document. Les héritages de droits suivent l'arborescence. Un agent RH peut accéder aux contrats de son périmètre sans jamais voir les factures clients ou les documents financiers.
6. Retention schedule (politique de conservation)
Configurez des règles de rétention par type de document : les factures sont conservées 10 ans (obligation légale OHADA), les relevés bancaires 7 ans, les CV non retenus 2 ans. À l'expiration, le système propose l'archivage définitif, l'anonymisation ou la suppression selon votre politique. Un tableau de bord dédié liste les documents proches de leur échéance. Cette fonctionnalité est indispensable pour la conformité RGPD et les audits réglementaires.
Types de documents, métadonnées et classification
Le module GED KiboERP supporte nativement les formats courants : PDF, Word (docx), Excel (xlsx), images (JPEG, PNG, TIFF, WebP), emails (eml, msg), vidéos (mp4), archives (zip). La taille maximale par fichier est de 5 Go en mode cloud ; illimitée en on-premise.
Chaque type de document peut être associé à un schéma de métadonnées personnalisé : un contrat client aura les champs "numéro de contrat", "date de signature", "montant", "client" (lié au CRM) ; une notice médicament aura "DCI", "laboratoire", "numéro de lot", "date de péremption". Ces métadonnées sont indexées et filtrables dans la recherche.
La classification automatique peut analyser le contenu d'un document lors de son upload (en-tête, mots-clés, structure) et suggérer le type et le dossier de destination. Un opérateur confirme ou corrige la suggestion avant archivage définitif.
Workflow configurable et signature électronique
Les workflows de validation sont entièrement configurables par type de document, montant ou département. Voici quelques exemples courants :
- Contrat commercial : brouillon → revue juridique → approbation direction → signature électronique des deux parties → archivage.
- Facture fournisseur : réception → vérification comptable → validation budgétaire (si > 500 000 FCFA) → ordonnancement → archivage.
- Document RH : création DRH → signature employé → archivage dossier personnel.
- Courrier officiel sortant : rédaction → visa chef de service → signature directeur → bordereau d'envoi → archivage bureau d'ordre.
Chaque étape de workflow produit un audit trail immuable : qui a approuvé, quand, depuis quelle adresse IP. Cet historique est exportable en PDF pour tout audit externe ou procédure judiciaire.
Module Courriers — Bureau d'ordre numérique
Le module Courriers est le bureau d'ordre numérique de votre organisation. Il gère l'intégralité du flux de correspondance officielle — entrante et sortante — avec une traçabilité totale.
Courriers entrants
Chaque courrier reçu est numérisé (ou uploadé directement si déjà numérique), enregistré avec un numéro d'arrivée séquentiel, une date de réception, l'expéditeur, l'objet et le service destinataire. Il est ensuite acheminé électroniquement vers le destinataire interne, qui en accuse réception. Le suivi en temps réel indique si le courrier a été consulté, transmis, traité ou archivé.
Courriers sortants
Les courriers sortants sont rédigés dans l'interface, soumis au circuit de visa et de signature, puis enregistrés avec un numéro de départ officiel. Un bordereau d'envoi est généré automatiquement pour le messager ou le service postal. Chaque courrier sortant est archivé avec ses pièces jointes et son historique de validation.
Traçabilité et relances
Le tableau de bord du bureau d'ordre affiche les courriers en attente de traitement, les délais dépassés et les relances automatiques configurables. Un rapport mensuel de volume de correspondance est disponible pour la direction.
Cas d'usage par secteur
Sécurité et conformité
La sécurité documentaire n'est pas une option — c'est le fondement d'une GED sérieuse. Voici les mécanismes implémentés dans KiboERP :
- Chiffrement AES-256 au repos. Chaque fichier est chiffré individuellement ; la clé de chiffrement est propre à chaque tenant.
- TLS 1.3 en transit. Toutes les communications entre le navigateur, les serveurs et le stockage objet sont chiffrées.
- Isolation totale des tenants. Aucune donnée ne peut être accessible depuis un autre compte client, même en cas d'erreur de configuration.
- Audit trail immuable. Chaque consultation, modification, téléchargement ou suppression est enregistrée avec horodatage, utilisateur et adresse IP. Cet historique ne peut pas être modifié, même par un administrateur.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées. Rétention 30 jours minimum. Restauration disponible en moins de 4 heures.
- Conformité RGPD. Droit à l'effacement, anonymisation, export des données personnelles, registre de traitement automatique.
- Souveraineté des données (On-premise). Déploiement intégral dans votre data center ou cloud national. Aucune donnée ne sort de votre infrastructure.
Comparatif GED : KiboERP vs Everteam, Open Bee, M-Files, SharePoint
Les grandes solutions GED ont été conçues pour des entreprises européennes ou nord-américaines de taille moyenne à grande. Voici une comparaison factuelle sur les critères pertinents pour une organisation africaine.
GED SaaS vs GED On-premise
Le choix entre SaaS et On-premise dépend de votre profil organisationnel, de vos contraintes réglementaires et de votre infrastructure technique.
Pour une PME commerciale ou de services, le SaaS est la solution optimale : déploiement immédiat, coût maîtrisé, maintenance assurée par KiboERP. Pour une banque supervisée par la BCEAO ou la BEAC, une administration publique, ou un cabinet traitant des données ultra-sensibles, l'on-premise garantit que les données ne quittent jamais votre périmètre. KiboERP propose les deux modèles avec la même interface et les mêmes fonctionnalités.
En savoir plus : contacter l'équipe On-premise · voir les plans SaaS · tous les modules KiboERP.
Questions fréquentes sur le logiciel GED KiboERP
Quelle est la capacité de stockage incluse dans le module GED ?
Le stockage dépend de votre plan KiboERP. Le plan Starter inclut 5 Go par tenant. Le plan Business offre 50 Go. Le plan Enterprise est configurable sans limite (stockage S3/R2 dédié). Pour les déploiements on-premise, la capacité est uniquement limitée par votre infrastructure propre.
La recherche full-text fonctionne-t-elle sur des documents scannés (PDF image) ?
Oui. Le module GED KiboERP intègre une couche OCR qui analyse les PDF image et les images (JPEG, PNG, TIFF) lors de leur indexation. Le texte extrait est indexé et interrogeable immédiatement après l'upload. Pour les documents de mauvaise qualité, un indicateur de confiance OCR est affiché.
La signature électronique est-elle légalement valide en Afrique de l'Ouest ?
Le cadre légal varie selon les pays. Dans l'espace OHADA, la loi sur la signature électronique reconnaît la valeur probante des signatures avec certificat qualifié. En Côte d'Ivoire, au Sénégal, au Mali et au Burkina Faso, des textes spécifiques encadrent la signature électronique dans les actes commerciaux. KiboERP produit un bordereau d'horodatage et un audit trail immuable qui constituent des preuves recevables.
Comment fonctionne le versioning des documents ?
Chaque modification d'un document génère automatiquement une nouvelle version numérotée (1.0, 1.1, 2.0…). Toutes les versions précédentes sont conservées et accessibles. Les métadonnées enregistrent l'auteur, la date, l'heure et le commentaire de chaque version. Il est possible de restaurer n'importe quelle version antérieure en un clic.
Le module GED est-il conforme au RGPD ?
Oui. KiboERP vous permet de définir des politiques de rétention (durée de conservation légale par type de document), de purger ou d'anonymiser les données personnelles à l'expiration, de générer un registre de traitement et d'exporter les données d'un individu sur demande (droit d'accès RGPD). Les données sont chiffrées AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit.
Les données peuvent-elles être hébergées en Afrique pour garantir la souveraineté ?
Oui. L'option On-premise permet d'héberger intégralement KiboERP sur votre infrastructure locale (data center, cloud national, serveur interne). Pour le mode SaaS, les données sont hébergées dans des régions compatibles avec vos exigences réglementaires. Contactez-nous pour discuter de vos contraintes spécifiques.
Quelle est la différence entre GED SaaS et GED On-premise pour une banque ou une administration ?
Le SaaS est géré par KiboERP : mises à jour automatiques, surveillance 24/7, coût mensuel prévisible. L'On-premise donne à l'organisation un contrôle total : aucune donnée ne sort de votre infrastructure, vous choisissez le calendrier de mises à jour, vous intégrez avec votre Active Directory. Pour les banques soumises à la supervision BCEAO/BEAC et pour les administrations publiques, l'On-premise est généralement requis.
Comment migrer depuis SharePoint ou un autre système documentaire existant ?
KiboERP propose un outil d'import en masse (CSV + fichiers ZIP) pour les migrations depuis SharePoint, Alfresco, Open Bee ou tout système compatible. Les métadonnées, arborescences et droits d'accès peuvent être importés automatiquement. Un accompagnement technique est inclus dans les plans Business et Enterprise.
Ressources liées
Prêt à dématérialiser vos documents ?
GED intégrée à votre ERP, SaaS ou On-premise. Signature électronique, module Courriers, conformité RGPD inclus.